کلیه دانشجویان دختر ساکن خوابگاه می بایست از طریق سیستم جامع گلستان و به روش زیر عدم حضور شبانه خود در خوابگاه را اعلام نمایند، ثبت ننمودن عدم حضور در این سیستم توسط دانشجو بمنزله غیبت تلقی گردیده و مراتب از طریق واحدهای ذیربط پیگیری خواهد شد.
روش تکمیل اعلام عدم حضور در خوابگاه:
1- ورود به سیستم جامع گلستان، پردازش اعلام عدم حضور دانشجو در خوابگاه از مسیر :
دانشجویی ¬ خوابگاه ¬ حضور وغیاب خوابگاه ¬ پردازش اعلام عدم حضور دانشجو/مهمان در خوابگاه
2 – انتخاب میزبان با استفاده از کلید راهنما 
در بخش مشخصات میزبان
نکته: درصورتی که قبلا مشخصات میزبان ثبت نشده باشد ابتدا می‌بایست از طریق زير فرم "ميزبان دانشجو" نسبت به ثبت مشخصات میزبان اقدام نمود .
3 - ثبت تاریخ عدم حضور درخوابگاه با استفاده از بخش تاریخ عدم حضور
نکته: حداکثر تعداد روز مجاز اعلام عدم حضور در هربار اعلام تا دو هفته می‌باشد. در صورت درخواست عدم حضور بیش از دو هفته می بایست مراتب به اطلاع مسئول خوابگاه رسیده تا گزارشی مبنی بر علت عدم حضور بیش از مدت مجاز به مدیریت خوابگاه ارسال گردد.
4 - اعمال تغییرات با استفاده از کلید 
نکات مهم:
- محدوده زمانی ثبت عدم حضور از ساعت 07:00 لغایت 21:00 همانروز اعلام می گردد.
- صرف اعلام عدم حضور بمنزله غیبت موجه نمی باشد، درخواست اعلام عدم حضور شبانه دانشجویان بررسی و در صورت احراز غیبت (ثبت اطلاعات نادرست) مراتب از طریق واحدهای ذیربط پیگیری خواهد شد.
- در صورت بروز مشکل در روند تکمیل فرم به مسئول خوابگاه یا شیفت شب خوابگاه مراجعه نمایید.